DOCBOX®

DOCBOX® – Dokumente digital verwalten, sicher archivieren und schnell wiederfinden

Mit DOCBOX® organisieren Sie Ihre Geschäftsdokumente zentral, digital und übersichtlich. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote oder Projektunterlagen – das Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie dabei, Ihre Unterlagen strukturiert abzulegen und schnell wiederzufinden.

Reduzieren Sie Papierstapel, verkürzen Sie Suchzeiten und erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Unternehmen. DOCBOX® verbindet digitale Archivierung mit praktischen Möglichkeiten zur Bearbeitung und Steuerung dokumentenbezogener Prozesse.

Funktionen und Vorteile

✅ Zentrale digitale Dokumentenablage
Verwalten Sie Ihre Geschäftsdokumente an einem zentralen Ort. So stehen wichtige Unterlagen den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung und müssen nicht mehr in verschiedenen Ordnern oder Ablagen gesucht werden.

✅ Automatische Texterkennung und Volltextsuche
Die integrierte OCR-Texterkennung erfasst die Inhalte Ihrer Dokumente und macht sie durchsuchbar. Finden Sie Unterlagen anhand von Begriffen aus dem Dokument – auch ohne vorherige manuelle Verschlagwortung.

✅ Revisionssichere Archivierung
DOCBOX® unterstützt die unveränderte und nachvollziehbare Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Damit schaffen Sie die technische Grundlage für eine revisionssichere und GoBD-konforme Dokumentenablage.

✅ Papierdokumente und digitale Dateien zusammenführen
Scannen Sie Papierunterlagen ein und importieren Sie vorhandene Dateien. So bündeln Sie Ihre Dokumente in einem digitalen Archiv und reduzieren den Aufwand für die tägliche Ablage.

✅ Digitale Akten für übersichtliche Geschäftsprozesse
Fassen Sie zusammengehörige Unterlagen beispielsweise in Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten zusammen. Dadurch behalten Sie Informationen und Dokumente zu einem Vorgang leichter im Blick.

✅ Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte
Legen Sie fest, welche Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente und Bereiche zugreifen dürfen. So unterstützen Sie eine kontrollierte Zusammenarbeit und den Schutz vertraulicher Unterlagen.

✅ E-Rechnungen digital archivieren
Nutzen Sie DOCBOX® zur Aufnahme und Archivierung elektronischer Rechnungen. So bleiben auch digitale Rechnungsunterlagen zentral verfügbar und schnell auffindbar.

✅ Freigaben und Wiedervorlagen – optional erweiterbar
Mit passenden Zusatzmodulen bilden Sie Prüf- und Freigabeprozesse ab oder legen Dokumente zur späteren Bearbeitung vor. Das erleichtert beispielsweise die Organisation Ihrer Eingangsrechnungen.

✅ Anbindung an Haufe X360
Über die von SYSolution angebotene Integration verbinden Sie DOCBOX® mit Haufe X360. Relevante Dokumente lassen sich direkt im ERP-Arbeitskontext nutzen und mit Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsvorgängen verknüpfen.

✅ Flexibler Betrieb in der Cloud oder im Unternehmen
DOCBOX® kann als Cloud-Lösung oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur eingesetzt werden. Gemeinsam wählen wir das Betriebsmodell, das zu Ihrer IT-Umgebung und Ihren Anforderungen passt.

Für wen ist DOCBOX® geeignet?

🔹 Kleine und mittelständische Unternehmen mit regelmäßigem Dokumentenaufkommen
🔹 Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, die ihre Papierablage digitalisieren möchten
🔹 Unternehmen, die Rechnungen, Verträge und Projektunterlagen zentral verwalten wollen
🔹 Betriebe, die Dokumentenmanagement und ERP miteinander verbinden möchten

DOCBOX® schafft Ordnung in Ihrer Dokumentenverwaltung – für kürzere Suchzeiten, transparente Abläufe und eine einfachere Zusammenarbeit.

Persönliche Beratung durch SYSolution

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Einrichtung und Integration von DOCBOX®. Gemeinsam betrachten wir Ihre Dokumentenabläufe und finden eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.

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Hinweise zum Funktionsumfang

Der verfügbare Funktionsumfang richtet sich nach der gewählten DOCBOX®-Version und den gebuchten Zusatzmodulen. Funktionen wie Workflows, Wiedervorlagen, KI-gestützte Verarbeitung und individuelle Schnittstellen können zusätzliche Module oder Leistungen erfordern.

Eine GoBD-konforme Nutzung setzt neben der Software auch eine passende Einrichtung und ordnungsgemäße betriebliche Abläufe voraus.